Vacature Secretaresse – Receptioniste

Vrouw bekijkt website signalenkaart op haar laptop

Voor Team Bedrijfsvoering zijn wij op zoek naar een:

Secretaresse – Receptioniste voor 24 uur per week, met in ieder geval de vrijdag als werkdag

Omschrijving
In de rol van Secretaresse / Receptioniste ben je het eerste aanspreekpunt van de organisatie. Je
ontvangt bezoekers bij de receptie, informeert collega’s over de komst van het bezoek en je
handelt vriendelijk en accuraat het binnenkomende telefoonverkeer af. Je bent scherp in het
filteren van informatie om zo de telefoontjes zo goed mogelijk af te handelen. Daarnaast verzorg je
diverse secretariële werkzaamheden:

  • Je beoordeelt inkomende post / e-mail en legt de post / e-mail ter afhandeling voor aan de
    betreffende collega;
  • Je verricht (digitale) archiefwerkzaamheden in ons documentbeheersysteem Infoland.
  • Organiseert op verzoek van collega’s in- en externe vergaderingen, en reserveert
    vergaderruimtes;
  • Je houdt de bezoekersagenda in de gaten;
  • Je verricht diverse ondersteunende werkzaamheden zoals het printen van boekjes voor
    hulpverleners, het maken van certificaten, Powerpoints, Excel overzichten etc.
  • Je werkt verslagen uit en houdt de agenda’s bij van de Managers Hulpverlening;
  • Het kan voorkomen dat je bij afwezigheid van de directiesecretaresse een vergadering dient
    te notuleren;
  • Je ondersteunt de financiële administratie, bijvoorbeeld het inboeken van inkoopfacturen
    of het maken van facturen.
  • Je ondersteunt de personeelsadministratie.
  • Je plaatst mededelingen op het intranet (Sharepoint) en de website van Kadera.
  • Je zet hulpvragen m.b.t. ICT door naar de juiste interne medewerker of externe helpdesk.
  • Bij afwezigheid van de facilitair medewerker neem je een deel van de taken over.
  • Je denkt mee in mogelijkheden tot verbetering van de werkmethoden en procedures.

Een belangrijk aspect van de functie is de digitaliseringsslag waar wij middenin zitten. Diverse
ondersteunende werkzaamheden op dit gebied maken onderdeel uit van je takenpakket.
De Secretaresse / Receptioniste rapporteert aan de Manager Bedrijfsvoering, ICT & Control van de
organisatie en functioneel aan de Directiesecretaresse. Het secretariaat bestaat uit 2,5 FTE.

Wat verwachten wij?
Je bent in het bezit van een MBO-diploma (secretarieel), hebt relevante werkervaring als
Secretaresse / Receptioniste en beschikt over expertise op het vlak van digitalisering. Kennis van
Office 365 (Outlook, Word en Excel) en Sharepoint is beslist noodzakelijk, kennis van AFAS en
Infoland is een pré. Je beschikt over een prettige telefoonstem, bent representatief en werkt
accuraat. Je beschikt over goede organisatorische vaardigheden en een goede mondelinge en
schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid. Je bent een daadkrachtig persoon die stevig in de schoenen
staat en snel kan schakelen. Je hebt een proactieve, dienstverlenende, klantgerichte instelling en
bent flexibel, zelfstandig en integer.

Aanbod
Wij bieden in eerste instantie een jaarcontract voor 24 uur per week en daarnaast een nulurencontract voor een jaar voor inval. Een verlenging van het contract behoort tot de
mogelijkheden. Salariëring en overige arbeidsvoorwaarden zijn conform de CAO Sociaal Werk,
schaal 5 (max. € 2.936,– bruto per maand bij 100% dienstverband).

Informatie en sollicitatie Inlichtingen worden desgewenst verstrekt door Gea Kroes en/of Ilona Brouwer via telefoonnummer
088-4222495. Je kunt je sollicitatie tot 21 april 2021 a.s. richten aan Stichting Kadera, via
Zorgselect.

De vacature wordt zowel intern als extern uitgezet, bij gelijke geschiktheid hebben
interne kandidaten voorrang.


*Sollicitatiegesprekken vinden eind april plaats*