Secretaresse – receptioniste Zwolle, 16 uur

INTERNE / EXTERNE VACATURE

Voor Team Bedrijfsvoering zijn wij op zoek naar een:

 

Secretaresse – receptioniste

voor minimaal 16 uur per week, met in ieder geval de woensdag en vrijdag als werkdagen.

 

Omschrijving

In de rol van Secretaresse / Receptioniste ben je het eerste aanspreekpunt van de organisatie. Je ontvangt bezoekers bij de receptie, informeert collega’s over de komst van het bezoek en je handelt vriendelijk en accuraat het binnenkomende telefoonverkeer af. Je bent scherp in het filteren van informatie om zo de telefoontjes zo goed mogelijk af te handelen. Daarnaast verzorg je diverse secretariële werkzaamheden:

  • Je beoordeelt inkomende post / e-mail en legt de post / e-mail ter afhandeling voor aan de betreffende collega;
  • Organiseert op verzoek van collega’s in- en externe vergaderingen, en reserveert vergaderruimtes;
  • Je houdt de bezoekersagenda in de gaten;
  • Je verricht diverse ondersteunende werkzaamheden zoals het printen van boekjes voor hulpverleners, het maken van certificaten, Powerpoints, Excel overzichten etc.
  • Je werkt verslagen uit en houdt de agenda’s bij van de Managers Hulpverlening;
  • En denkt mee in mogelijkheden tot verbetering van de werkmethoden en procedures.
  • In de back office ondersteun je bij uitgifte en ontvangst van ICT middelen en andere materialen aan cliënten en medewerkers.
  • Je verricht werkzaamheden binnen het documentbeheersysteem ‘Infoland’.

 

De Secretaresse / Receptioniste rapporteert aan de Manager Bedrijfsvoering, ICT & Control van de organisatie en functioneel aan de Directiesecretaresse. Het secretariaat bestaat uit 2,5 FTE.

 

Wat verwachten wij?

Je bent in het bezit van een MBO-diploma (secretarieel) en hebt relevante werkervaring als Secretaresse / Receptioniste. Je beschikt over een prettige telefoonstem, bent representatief en werkt accuraat. Je beschikt over goede organisatorische vaardigheden en een goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid. Je bent een daadkrachtig persoon die stevig in de schoenen staat. Je hebt een dienstverlenende, klantgerichte instelling en bent flexibel, zelfstandig, proactief en integer.

 

Aanbod

Wij bieden in eerste instantie een jaarcontract voor 16 uur per week en daarnaast een nulurencontract voor een jaar voor inval. Een verlenging van het contract behoort tot de mogelijkheden. Salariëring en overige arbeidsvoorwaarden zijn conform de CAO Sociaal Werk, schaal 5 (max. € 2.844,– bruto per maand bij 100% dienstverband).

 

Informatie en sollicitatie

Inlichtingen worden desgewenst verstrekt door Gea Kroes en/of Ilona Brouwer via telefoonnummer 088-4222495. Je kunt je sollicitatie tot 17 juni 2020 a.s. richten aan Stichting Kadera, via Zorgselect. De vacature wordt zowel intern als extern uitgezet, bij gelijke geschiktheid hebben interne kandidaten voorrang.

*Sollicitatiegesprekken zijn gepland op 23 juni 2020*